Perencanaan sumber daya perusahaan, atau sering disingkat ERP dari
istilah bahasa Inggrisnya, enterprise resource planning, adalahsistem
informasi yang diperuntukkan bagi perusahan manufaktur maupun jasa yang
berperan mengintegrasikan dan mengotomasikan proses bisnis yang
berhubungan dengan aspek operasi, produksi maupun distribusi di
perusahaan bersangkutan.
Sejarah
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP
II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning
(MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya
menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan
(inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. Ini berarti
bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis
seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan,
manajemen kualitas dan sumber daya manusia.
Karakter Sistem
ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan
bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem
ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan
pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship
Management (CRM), e-Government dan lain-lain.
Modul ERP
Secara modular, software ERP biasanya terbagi atas modul utama yakni
Operasi serta modul pendukung yakni Finansial dan akuntasi serta Sumber
Daya Manusia
Modul Operasi
* General Logistics, Sales and Distribution, Materials Management,
Logistics Execution, Quality Management, Plant Maintenance, Customer
Service, Production Planning and Control, Project System, Environment
Management
Modul Finansial dan Akuntasi
* General Accounting, Financial Accounting, Controlling, Investment Management, Treasury, Enterprise Controlling,
Modul Sumber Daya Manusia
* Personnel Management, Personnel Time Management, Payroll, Training
and Event Management, Organizational Management, Travel Management,
Keuntungan penggunaan ERP
Integrasi data keuangan
Untuk mengintegrasikan data keuangan sehingga top management bisa
melihat dan mengontrol kinerja keuangan perusahaan dengan lebih baik
Standarisasi Proses Operasi
Menstandarkan proses operasi melalui implementasi best practice
sehingga terjadi peningkatan produktivitas, penurunan inefisiensi dan
peningkatan kualitas produk
Standarisasi Data dan Informasi
Menstandarkan data dan informasi melalui keseragaman pelaporan,
terutama untuk perusahaan besar yang biasanya terdiri dari banyak
business unit dengan jumlah dan jenis bisnis yg berbeda-beda
Keuntungan yg bisa diukur
* Penurunan inventori
* Penurunan tenaga kerja secara total
* Peningkatan service level
* Peningkatan kontrol keuangan
* Penurunan waktu yang di butuhkan untuk mendapatkan informasi
Memilih ERP
Latar Belakang
* Investasi ERP sangat mahal dan pilihan ERP yang salah bisa menjadi mimpi buruk
* ERP yang berhasil digunakan oleh sebuah perusahaan tidak menjadi jaminan berhasil di perusahaan yang lain
* Perencanaan harus dilakukan untuk menyeleksi ERP yg tepat
* Bahkan dalam beberapa kasus yang ekstrim, evaluasi pilihan ERP
menghasilkan rekomendasi untuk tidak membeli ERP, tetapi memperbaiki
Business Process yang ada
* Tidak ada ‘keajaiban’ dalam ERP software. Keuntungan yang didapat
dari ERP adalah hasil dari persiapan dan implementasi yang efektif
* Tidak ada software atau sistem informasi yang bisa menutupi business strategy yang cacat dan business process yang ‘parah’
Secara singkat, tidak semua ERP sama kemampuannya dan memilih ERP
tidaklah mudah (paling tidak, tidaklah sederhana), dan memilih ERP yang
salah akan menjadi bencana yang mahal
Suksesor Penerapan
Syarat sukses memilih ERP Pengetahuan dan Pengalaman
* Pengetahuan adalah pengetahuan tentang bagaimana cara sebuah
proses seharusnya dilakukan, jika segala sesuatunya berjalan lancar
* Pengalaman adalah pemahaman terhadap kenyataan tentang bagaimana
sebuah proses seharusnya dikerjakan dengan kemungkinan munculnya
permasalahan
* Pengetahuan tanpa pengalaman menyebabkan orang membuat perencanaan
yang terlihat sempurna tetapi kemudian terbukti tidak bisa
diimplementasikan
* Pengalaman tanpa pengetahuan bisa menyebabkan terulangnya atau
terakumulasinya kesalahan dan kekeliruan karena tidak dibekali dengan
pemahaman yg cukup
Pemilihan Metodologi
Metodologi yang berkaitan dengn ERP
* Ada struktur proses seleksi yang sebaiknya dilakukan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan dalam memilih ERP
* Proses seleksi tidak harus selalu rumit agar efektif. Yang penting organized, focused dan simple
* Proses seleksi ini biasanya berkisar antara 5-6 bulan sejak dimulai hingga penandatanganan order pembelian ERP
(BK. Khaitan, weblink)
* Berikut ini adalah akivitas yg sebaiknya dilakukan sebagai bagian
dari proses pemilihan software ERP: analisa strategi bisnis, analisa
sumber daya manusia, analisa infrastruktur dan analisa software
Analisa Strategi Usaha
* Bagaimana level kompetisi di pasar dan apa harapan dari customers?
* Adakah keuntungan kompetitif yang ingin dicapai?
* Apa strategi bisnis perusahaan dan objectives yang ingin dicapai?
* Bagaimana proses bisnis yang sekarang berjalan vs proses bisnis yang diinginkan?
* Adakah proses bisnis yang harus diperbaiki?
* Apa dan bagaimana prioritas bisnis yang ada dan adakah rencana kerja
yang disusun untuk mencapai objektif dan prioritas tersebut?
* Target bisnis seperti apa yang harus dicapai dan kapan?
Analisa Sumberdaya Manusia
* Bagaimana komitment top management thd usaha untuk implementasi ERP?
* Siapa yg akan mengimplementasikan ERP dan siapa yg akan menggunakannya?
* Bagaimana komitmen dari tim implementasi?
* Apa yg diharapkan para calon user thd ERP?
* Adakah ERP champion yg menghubungkan top management dgn tim?
* Adakah konsultan dari luar yg disiapkan untuk membantu proses persiapan?
Analisa Infrastruktur
* Bagaimanakah kelengkapan infrastruktur yang sudah ada (overall
networks, permanent office systems, communication system dan auxiliary
system)
* Seberapa besar budget untuk infrastruktur?
* Apa infrastruktur yang harus disiapkan?
Analisa Perangkat Lunak
* Apakah perangkat lunak tersebut cukup fleksibel dan mudah disesuaikan dengan kondisi perusahaan?
* Apakah ada dukungan layanan dari penyedia, tidak hanya secara teknis
tapi juga untuk kebutuhan pengembangan sistem di kemudian hari
* Seberapa banyak waktu untuk implementasi yang tersedia
* Apakah perabgkat lunak memiliki fungsi yang bisa meningkatkan proses bisnis perusahaan
Penerapan ERP
Berikut ini adalah ringkasan poin-poin yg bisa digunakan sebagai pedoman pada saat implementasi ERP:
* ERP adalah bagian dari infrastruktur perusahaan, dan sangat
penting untuk kelangsungan hidup perusahaan. Semua orang dan bagian
yang akan terpengaruh oleh adanya ERP harus terlibat dan memberikan
dukungan
* ERP ada untuk mendukung fungsi bisnis dan meningkatkan produktivitas,
bukan sebaliknya. Tujuan implementasi ERP adalah untuk meningkatkan
daya saing perusahaan
* Pelajari kesuksesan dan kegagalan implementasi ERP, jangan berusaha
membuat sendiri praktek implementasi ERP. Ada metodologi tertentu untuk
implementasi ERP yang lebih terjamin keberhasilannya
